Comment finaliser ou archiver une prise en charge sur Hablla

Ce guide explique étape par étape comment finaliser ou archiver une prise en charge dans Habla, y compris des informations supplémentaires pour faciliter le processus et garantir une expérience efficace.

1. Connectez-vous à votre compte Habla.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Prises en charge pour afficher les prises en cours.

Étape 2 : Accéder à l'historique des prises en charge

1. Dans Prises en charge, accédez à l'Historique des prises en charge.

2. Utilisez la recherche pour localiser le client ou le service avec lequel vous souhaitez reprendre la prise en charge.

Étape 3 : Identifier le client ou le service

1. Après avoir localisé le client ou le service correct, cliquez sur la fiche de prise en charge pour accéder aux détails de la prise en charge.

2. Identifiez le client et confirmez que tout est correct pour poursuivre la prise en charge.

Étape 4 : Cliquer sur le bouton Finaliser

1. Dans le coin supérieur droit de l'écran, localisez et cliquez sur le bouton "Finaliser".

2. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle de finalisation.

Étape 5 : Choisir entre Finaliser ou Archiver

1. Dans la fenêtre contextuelle de finalisation, vous aurez deux options :

• Finaliser :

  • La prise en charge sera définitivement clôturée.

  • Après finalisation, il ne sera pas possible d'envoyer des messages libres au client.

  • Pour une nouvelle prise en charge, il sera nécessaire d'ouvrir une nouvelle fenêtre.

• Archiver :

  • La prise en charge ne sera pas priorisée, mais restera accessible dans Habla.

  • Vous pourrez reprendre la prise en charge ultérieurement, si nécessaire.

Étape 6 : Ajouter un motif (Optionnel)

1. Si nécessaire, sélectionnez un motif pour finaliser la prise en charge.

• Les motifs sont déjà préétablis dans les paramètres des motifs de prise en charge.

• Ces motifs aident à définir les utilisations et les processus du client au sein du système.

1. Cliquez sur le bouton "Finaliser" pour confirmer la clôture de la prise en charge.

Conseils importants :

• Vérifiez le statut de la prise en charge : Avant de finaliser, vérifiez que tous les besoins du client ont été satisfaits.

• Utilisez des motifs de finalisation : Utilisez les motifs prédéfinis pour standardiser les processus et faciliter l'analyse des métriques.

• Communiquez avec le client : Si la prise en charge est finalisée, informez le client que le support est terminé et qu'il peut ouvrir un nouveau ticket si nécessaire.

• Suivez les prises en charge archivées : Pour les prises en charge archivées, effectuez un suivi périodique pour garantir qu'il n'y a pas de points en suspens.

Vous savez maintenant comment finaliser ou archiver des prises en charge dans Habla de manière efficace. N'oubliez pas de choisir l'option la plus appropriée pour chaque situation et d'utiliser les ressources disponibles pour garantir une expérience positive tant pour votre équipe que pour les clients.