Calendários Agrupados

Os Calendários Agrupados permitem reunir a disponibilidade de múltiplos calendários em um único link de agendamento.

Com esse recurso, em vez de compartilhar o calendário individual de um único usuário, você pode disponibilizar um link que considera a disponibilidade conjunta de vários calendários pertencentes ao mesmo grupo.

Imagine, por exemplo, uma equipe de suporte formada por diferentes atendentes. Caso um deles não possua disponibilidade em determinado horário, mas outro membro da equipe esteja disponível, esse horário poderá continuar sendo apresentado ao cliente por meio do Calendário Agrupado.

Dessa forma, o cliente não precisa escolher previamente com qual usuário deseja realizar o agendamento. Ele visualiza as disponibilidades do grupo e pode selecionar um dos horários disponíveis.

Os Calendários Agrupados utilizam calendários que já foram previamente criados e configurados no workspace. Antes de criar um grupo, certifique-se de que os calendários dos usuários que farão parte dele já estejam criados e configurados.

Caso precise, você pode acessar a nossa documentação que explica sobre os calendários clicando aqui.

Quando utilizar Calendários Agrupados?

Os Calendários Agrupados são especialmente úteis quando diferentes pessoas podem realizar o mesmo tipo de atendimento e você deseja disponibilizar a agenda da equipe por meio de um único link.

Alguns exemplos de utilização são:

• Equipe de suporte: disponibilize os horários de diferentes agentes de suporte em um único calendário.

• Equipe comercial: permita que leads agendem uma reunião considerando a disponibilidade dos diferentes vendedores.

• Consultorias: agrupe consultores que realizam o mesmo tipo de reunião ou atendimento.

• Onboarding e implantação: permita que clientes agendem reuniões considerando a disponibilidade de diferentes profissionais responsáveis pela implantação.

• Atendimentos especializados: reúna profissionais que podem realizar o mesmo tipo de atendimento em uma única agenda.

O objetivo é aumentar a disponibilidade apresentada ao cliente e centralizar o agendamento, evitando a necessidade de compartilhar individualmente o calendário de cada usuário.

Como configurar um Calendário Agrupado

Para utilizar esse recurso, primeiro é necessário criar o grupo e, posteriormente, definir quais calendários farão parte dele.

1. Acesse as configurações do Workspace

Acesse o seu Studio Hablla e clique no ícone de engrenagem, localizado no canto superior direito da tela, para acessar as configurações do seu workspace.

2. Acesse Calendários Agrupados

• No menu lateral esquerdo das configurações, localize e clique na opção Calendários Agrupados.

• Nesta tela serão apresentados todos os grupos de calendários já cadastrados no seu workspace.

Caso ainda não exista nenhum grupo configurado, você poderá criar o primeiro clicando no botão Novo Grupo de Calendário, localizado no canto superior direito da tela.

3. Crie um novo Grupo de Calendário

Clique em Novo Grupo de Calendário.

Uma nova janela será exibida para que você configure as informações do grupo. Preencha os seguintes campos:

• Nome: defina um nome para identificar o grupo de calendários dentro da Hablla. Por exemplo: Agenda Suporte.

• Slug: defina o identificador que fará parte do endereço utilizado para acessar o Calendário Agrupado.

O Slug é utilizado na composição do link público do grupo. Por isso, recomendamos utilizar um valor curto e que facilite a identificação do calendário.

Por exemplo, utilizando:

agenda-suporte

Esse identificador fará parte do endereço utilizado para acessar o calendário da equipe.

Prefira utilizar no Slug palavras simples, sem espaços e separadas por hífen. Por exemplo: agenda-suporte, time-comercial ou consultoria.

Após preencher os campos Nome e Slug, clique em Salvar para criar o grupo.

Adicionando calendários ao grupo

Após criar o grupo, será necessário definir quais calendários farão parte dele.

4. Acesse o Grupo de Calendário

Na tela de Calendários Agrupados, localize e acesse o grupo criado na etapa anterior clicando sobre ele. Ao acessar o grupo, serão exibidos os calendários que atualmente fazem parte dele.

5. Adicione os calendários

• Para incluir um novo calendário no grupo, clique no botão Adicione Calendário no canto superior direito da tela.

• Na janela que irá se abrir, selecione o calendário que deseja incluir no grupo.

• Após selecionar o calendário desejado, clique em Salvar.

Repita o procedimento para adicionar os demais calendários que deverão compartilhar suas disponibilidades por meio desse grupo.

Caso um calendário não deva mais fazer parte do grupo, você também poderá removê-lo posteriormente. Dessa forma, é possível manter os participantes do Calendário Agrupado atualizados conforme a composição da sua equipe.

Tudo pronto!

Após adicionar os calendários desejados, o seu Calendário Agrupado estará configurado.

A partir desse momento, você poderá compartilhar o link do grupo com seus clientes para que eles visualizem, em um único local, os horários disponíveis considerando os calendários adicionados ao grupo.

Por exemplo:

Assim, caso um dos usuários não possua disponibilidade para determinado horário, o Calendário Agrupado poderá apresentar a disponibilidade dos demais calendários participantes do grupo.

Com os Calendários Agrupados, você pode disponibilizar a agenda de uma equipe através de um único link, centralizando as disponibilidades e oferecendo mais opções de horários para seus clientes.